Remarque : la traduction française est fournie à titre informatif. La version originale japonaise reste la seule version officielle. En cas de divergence entre les deux versions, la version originale japonaise prévaut.
L’établissement scolaire Sophia Gakuin (ci-après dénommé « l’établissement ») traite de manière appropriée et sécurisée les informations personnelles des étudiants inscrits à l’université Sophia et à l’université Sophia Graduate School (ci-après dénommées « l’université »), ainsi que celles de leurs garants et autres personnes concernées, conformément aux dispositions suivantes.
１．Définition des informations personnelles
Les « informations personnelles » désignent les informations personnelles définies à l’article 2, paragraphe 1, de la loi relative à la protection des informations personnelles (loi n° 57 de 2003, ci-après dénommée « loi sur la protection des informations personnelles »). Il s’agit d’informations permettant d’identifier ou de rendre identifiable une personne physique vivante, notamment les informations suivantes.
- Outre les informations appartenant à la personne concernée, les numéros, symboles, autres codes, images ou sons attribués à cette personne qui permettent de l’identifier, ou qui, bien qu’ils ne permettent pas à eux seuls de l’identifier, peuvent être facilement recoupés avec d’autres informations pour permettre son identification.
- Outre les informations inscrites ou imprimées sur papier, celles qui sont traitées ou stockées à l’aide d’ordinateurs, de dispositifs de traitement optique, etc.
２．Purpose of use
Les informations personnelles collectées et traitées par notre université sont utilisées aux fins suivantes, nécessaires à la gestion des activités éducatives de notre université.
étudiant
- Prestation de services éducatifs tels que cours, examens périodiques, activités de recherche, etc.
- Assistance à l’apprentissage : gestion des inscriptions, gestion des cours suivis, gestion des résultats, octroi de diplômes, etc.
- Expériences dans le domaine des soins infirmiers, stages pédagogiques, stages en soins infirmiers, stages en gestion administrative, demande groupée de certificats d’aptitude à l’enseignement
- Facturation des frais de scolarité et autres frais à la charge des étudiants, ou informations relatives à ces frais
- Assistance à la vie étudiante : activités extrascolaires, bénévolat, avantages sociaux, assurance étudiante, etc.
- Procédures d’admission et de départ des résidences universitaires, facturation des frais de résidence.
- Gestion des bourses, versement des bourses, fourniture des informations nécessaires aux organismes extérieurs à l’université qui gèrent des programmes de bourses, etc., aide financière.
- Gestion et soutien en matière de santé et d’hygiène (examens médicaux, consultations, etc.).
- Orientation professionnelle, aide à la recherche d’emploi, gestion des informations sur les parcours professionnels et les débouchés.
- Mise en œuvre des procédures nécessaires pour étudier dans d’autres universités au Japon ou à l’étranger, programmes d’échange, programmes d’études à l’étranger de courte durée, etc.
- Gestion de l’utilisation des installations et équipements universitaires (salles de classe, bibliothèque, etc.), gestion de la sécurité
- Délivrance de divers certificats
- Organisation et communication d’informations relatives à la cérémonie d’entrée à l’université, à la remise des diplômes et à d’autres cérémonies
- Tâches nécessaires au fonctionnement de l’association de soutien de l’université Sophia (association des parents) et de l’association Sophia (association des anciens élèves)
- Réalisation de diverses enquêtes et questionnaires par l’université, analyse des données, réponse à diverses enquêtes et questionnaires réalisés par des organismes publics et autres organisations extérieures à l’université
- Information sur les dons
- Récompenses aux étudiants
- Réalisation des démarches nécessaires à l’encadrement et à la discipline des étudiants
- Communication administrative aux étudiants, envoi d’informations et de notifications diverses
- Autres tâches liées aux points précédents
※ Afin d’assurer un enseignement et un accompagnement plus adaptés aux étudiants, notre université peut être amenée, pour des raisons pédagogiques, à communiquer aux garants les résultats scolaires et l’assiduité des étudiants, ou à les consulter au sujet de leur scolarité et de leur suivi des cours. Si, pour des raisons particulières, vous ne souhaitez pas que les résultats scolaires de votre enfant soient communiqués à son garant, veuillez en informer le Centre des affaires académiques.
diplômé
- Émission de divers certificats
- Réalisation d’enquêtes et de questionnaires par l’université, analyse des données, réponse à des enquêtes et questionnaires réalisés par des organismes publics ou d’autres organisations externes à l’université
- Enquête sur l’orientation professionnelle
- Information sur les dons et autres contributions financières
- Gestion de l’utilisation des installations et équipements universitaires (bibliothèque)
- Autres tâches liées aux points précédents
garant
- Fournir des informations sur les études et les cours suivis, et offrir des conseils de la part de l’université afin d’assurer un enseignement et un accompagnement adaptés aux étudiants.
- Facturation des frais de scolarité et autres frais à la charge des étudiants, ou informations relatives à ces frais.
- Procédures d’admission et de départ des résidences universitaires, facturation des frais de résidence.
- Octroi de bourses aux étudiants, fourniture d’informations nécessaires aux organismes extérieurs à l’université qui gèrent des programmes de bourses, etc., aide financière.
- Informations sur les dons, etc.
- Autres tâches liées aux points précédents. Candidats et personnes ayant effectué les démarches d’inscription
Candidats aux examens et personnes ayant effectué les démarches d’inscription
- Sélection des candidats et organisation des examens d’admission
- Envoi des informations et documents nécessaires à l’inscription
- Organisation de formations préalables à l’entrée à l’université et envoi de documents
- Réalisation d’enquêtes et de questionnaires par l’université, analyse des données recueillies, réponse aux enquêtes et questionnaires réalisés par des organismes publics ou autres entités extérieures à l’université
- Autres tâches liées aux points précédents
Participants aux événements destinés aux lycéens et aux personnes extérieures à l’université
- Envoi d’informations sur divers événements et de documents
- Inscription à divers événements et communication administrative
- Organisation et gestion de divers événements
- Analyse des tendances de participation aux divers événements et des problèmes rencontrés, établissement de statistiques et amélioration du contenu des événements
- Autres tâches liées aux points précédents
Étudiants inscrits à des cours publics, etc.
- Procédure d’inscription
- Organisation et gestion des cours
- Facturation des frais d’inscription
- Autres tâches liées aux points précédents
Membre du musée
- Procédure d’adhésion
- Gestion de l’utilisation de la bibliothèque et des livres
- Communications administratives, etc.
３．Fourniture par un tiers
Notre université ne fournit pas de données personnelles à des tiers, sauf si la personne concernée a donné son accord ou si cela est prévu par la législation relative aux données personnelles ou d’autres lois et règlements.
４．Enregistrement des informations personnelles fournies et reçues, etc.
Lorsque nous fournissons des informations personnelles à des tiers (à l’exception des organismes nationaux, des collectivités locales, des organismes administratifs indépendants et des organismes administratifs indépendants locaux, ci-après dénommés « tiers » dans le présent paragraphe) ou lorsque nous recevons des informations personnelles de tiers, nous enregistrons et conservons les informations nécessaires conformément à la loi sur la protection des informations personnelles.
５．Utilisation commune des informations personnelles
Notre université peut partager des informations personnelles comme indiqué ci-dessous afin d’améliorer l’aide aux étudiants, leur bien-être et d’autres services.
（１）Sophia Campus Support Co., Ltd.
① Données personnelles utilisées conjointement
Nom de l’étudiant
Adresse de l’étudiant
Année d’études, affiliation (faculté, département, etc.), numéro d’étudiant
Sexe de l’étudiant
Nom du garant
Adresse du garant
② Périmètre des utilisateurs communs
Sophia Campus Support Co., Ltd. (*)
* « Sophia Campus Support Co., Ltd. » est une société commerciale détenue à 100 % par l’établissement scolaire Sophia Gakuin. Sophia Campus Support Co., Ltd. a pour mission première d’améliorer les services proposés aux élèves et étudiants des établissements scolaires créés par Sophia Gakuin. En tant que partenaire privilégié de Sophia Gakuin, elle soutient les activités d’enseignement, de recherche et de contribution sociale, tout en reversant à Sophia Gakuin les bénéfices générés par ses activités commerciales, contribuant ainsi à la création d’établissements scolaires attractifs.
③ Objectif d’utilisation dans le cadre de l’utilisation commune
Fourniture d’informations sur les divers systèmes et événements liés aux services étudiants globaux, et autres, dans le but d’améliorer le bien-être des étudiants.
④Nom de la personne responsable de la gestion des données personnelles
École Sophia Gakuin (Contact : Groupe des affaires générales, 03-3238-3172)
（２）Association des amis de l’université Sophia
① Éléments des données personnelles utilisées conjointement
Nom du garant
Adresse du garant
Coordonnées du garant
Nom de l’étudiant
Adresse de l’étudiant
Année d’études, affiliation (faculté, département, etc.), numéro d’étudiant
Sexe de l’étudiant
② Portée des utilisateurs communs
Association de soutien de l’université Sophia (*)
* L’« Association de soutien de l’université Sophia » est une association à adhésion volontaire créée en 1973 par des parents qui, ayant appris que les professeurs appartenant alors à la Compagnie de Jésus faisaient d’importants dons à l’université à partir de leur salaire, ont souhaité soutenir financièrement l’université. Les cotisations versées par les membres sont reversées à l’université et permettent d’apporter divers soutiens aux étudiants, tant sur le plan matériel que moral. Plusieurs fois par an, des réunions réservées aux membres sont organisées. Elles sont l’occasion d’assister à des conférences données par des enseignants et des experts, mais aussi de rencontrer directement les autres membres, le président du conseil d’administration, le recteur et les enseignants des différentes facultés.
Si vous ne souhaitez pas adhérer à l’Association des amis de l’université Sophia, vos données ne seront pas utilisées à d’autres fins que l’envoi d’informations sur l’adhésion.
③ Objectif d’utilisation
Envoi d’informations sur l’adhésion à l’association de soutien de l’université Sophia, organisation d’événements de l’association de soutien de l’université Sophia (réunion du comité directeur, réunion de bienvenue des nouveaux membres, assemblée générale, réunion conviviale d’automne, réunion conviviale de la région du Kansai, etc.) et envoi des invitations correspondantes, ainsi que réalisation d’autres tâches nécessaires aux activités de l’association de soutien.
④ Responsable de la gestion des données personnelles
École supérieure Sophia (Contact : Bureau de liaison Sophia 03-3238-3198)
（３）Association Sophia de l’Université Sophia
① Éléments des données personnelles utilisées conjointement
Nom de l’étudiant
Adresse de l’étudiant
Coordonnées de l’étudiant
Date de naissance de l’étudiant
Année d’études, affiliation (faculté, département, etc.), numéro d’étudiant
Sexe de l’étudiant
Année d’entrée, année d’obtention du diplôme
Parcours après l’obtention du diplôme
② Portée des utilisateurs communs
Association Sophia de l’université Sophia (*)
* L’« Association Sophia de l’université Sophia » (ci-après dénommée « Association Sophia ») est une association d’anciens élèves composée d’étudiants actuellement inscrits à l’université Sophia (membres associés) et d’anciens élèves (membres à part entière). Il s’agit d’une association volontaire qui, dans le but de « renforcer les liens entre ses membres et de contribuer à la réalisation de la mission et au développement de l’université Sophia » (article 3 des statuts), mène quotidiennement diverses activités afin de « rester une organisation ouverte à ses membres et adaptée à leurs besoins ». Les étudiants de l’université Sophia deviennent membres associés dès leur admission, puis membres à part entière après l’obtention de leur diplôme. Sous l’égide de la Sophia-kai, il existe diverses associations Sophia-kai (associations Sophia-kai régionales, clubs et cercles d’étudiants, associations d’anciens élèves de classes ou de séminaires, associations Sophia-kai par profession ou par entreprise, associations d’anciens élèves de facultés ou de départements, etc.) non seulement au Japon, mais aussi dans le monde entier. La Sophia-kai élargit le champ de ses activités en collaborant avec ces associations régionales et diverses associations Sophia-kai.
③ Objectif d’utilisation
Envoi d’informations sur l’adhésion à l’association Sophia de l’université Sophia, notifications de l’association Sophia de l’université Sophia (envoi de bulletins d’information, diffusion d’actualités par e-mail), envoi d’invitations aux célébrations du jubilé d’or (50 ans après l’obtention du diplôme), du jubilé de rubis (40 ans après l’obtention du diplôme), du jubilé d’argent (25 ans après l’obtention du diplôme) et du jubilé de bronze (15 ans après l’obtention du diplôme), envoi d’invitations aux réunions d’anciens élèves organisées par les facultés, départements, classes et associations Sophia régionales, et autres tâches nécessaires aux activités de l’association des anciens élèves. envoi de lettres d’invitation aux célébrations du jubilé de bronze (15 ans après l’obtention du diplôme), notification des réunions d’anciens élèves organisées par les facultés, départements, classes et associations régionales Sophia, et autres tâches nécessaires à l’organisation des activités des anciens élèves.
④ Responsable de la gestion des données personnelles
École supérieure Sophia (Contact : Bureau de coordination Sophia 03-3238-3198)
６．sous-traitance à des tiers
Lorsque le traitement des informations personnelles est confié à un tiers, nous sélectionnons un prestataire approprié, concluons avec lui un contrat relatif à la protection des informations personnelles et exerçons une supervision nécessaire et appropriée à son égard.
７．Mesures de sécurité pour la protection des données personnelles
Notre université prend les mesures nécessaires et appropriées (ci-après dénommées « mesures de sécurité ») pour assurer la sécurité des informations personnelles et des données personnelles, notamment en mettant en œuvre des mesures de sécurité des informations personnelles, en gérant l’accès à celles-ci, en limitant leur sortie et en empêchant leur fuite, leur perte ou leur détérioration.
(1) Mise en place de règlements relatifs au traitement des informations personnelles
Afin de garantir le traitement approprié des informations personnelles au sein de l’organisation, nous avons établi des règlements concernant les méthodes de traitement et de gestion des informations personnelles, les responsables et les personnes en charge, ainsi que leurs missions. De plus, nous avons établi des règlements relatifs à la sécurité de l’information afin d’assurer la protection adéquate des ressources informationnelles, y compris les informations personnelles.
(2) Mesures techniques et physiques de gestion de la sécurité
Nous mettons en œuvre des mesures de sécurité lors de l’utilisation des informations personnelles (installation de logiciels anti-malware sur les ordinateurs, etc.) et gérons l’accès aux informations personnelles (limitation des droits d’accès, configuration de mots de passe sécurisés, enregistrement des e-mails et des opérations du système, contrôle des entrées et sorties de la salle des serveurs, etc.).
De plus, afin de prévenir les fuites d’informations, nous limitons le transport des informations personnelles (interdiction de les transporter sauf en cas de nécessité professionnelle, système d’autorisation d’utilisation des supports de stockage, configuration de mots de passe, etc.) et mettons en place et appliquons strictement des règles relatives à l’envoi d’informations personnelles à l’extérieur de l’université.
(3) Mesures de sécurité organisationnelles
En tant que responsable de la gestion des informations personnelles, nous désignons un gestionnaire des informations personnelles pour chaque base de données d’informations personnelles, et confions la supervision à l’échelle de l’université au groupe des affaires générales du bureau des affaires générales, qui est le service chargé de la protection des informations personnelles au sein de l’université.En outre, nous définirons clairement les responsabilités et les pouvoirs du personnel enseignant et administratif en matière de sécurité des données personnelles et mettrons en place un système de signalement et de communication aux responsables en cas de violation avérée ou présumée de la loi ou des règles de traitement.
Nous établirons des règles et des manuels internes relatifs à la sécurité et veillerons à ce que le personnel enseignant et administratif les respecte, tout en effectuant des audits appropriés pour vérifier leur application.
(4) Mesures de sécurité humaines
Nous organiserons régulièrement des formations sur la sécurité des données personnelles à l’intention du personnel enseignant et administratif.
８．Divulgation, correction, suspension d’utilisation ou suppression des informations personnelles
Si la personne concernée demande la divulgation (y compris la divulgation des enregistrements relatifs à la fourniture de données personnelles à des tiers), la correction, la suspension de l’utilisation, la suppression ou la suspension de la fourniture à des tiers de ses données personnelles, nous y répondrons de manière appropriée et rapide, conformément à la loi sur la protection des données personnelles.
Pour connaître la procédure à suivre pour faire une demande, veuillez consulter [ici].
９．Contact
Pour toute autre question concernant le traitement des informations personnelles au sein de notre université, veuillez contacter l’adresse suivante.
〒102-8554
7-1 Kioicho, Chiyoda-ku, Tokyo
Groupe des affaires générales, Bureau des affaires générales, Fondation scolaire Sophia
Tél. : 03-3238-3172
１０．Nom et adresse de l’entreprise chargée du traitement des données personnelles, ainsi que nom du représentant
École Sophia
7-1 Kioicho, Chiyoda-ku, Tokyo
Président : Agustin Sari
(Révisé le 1er mai 2023 (changement de nom du représentant suite au remplacement du président))